كواليس شغل الـOrganizers ودورهم في الـEvents

Mar 16, 2018
Featuring AAPG Suez OC Head


في أي مكان Professional بنروحه دايماً بنلاقي ناس محافظة علي نظام المكان دا، وبيكونوا شغالين بـPlan معينة هدفها انهم يكونوا الأشخاص الصح في المكان والزمان المناسبين عشان يبينوا قوة المكان او المنظمة دي. الناس دول بيكونوا الـOrganizersاللي بيظهر دورهم دايماً في الـEvents باختلاف انواعها واشكالها.
وعشان احنا حابين نعرف أكتر عن شغلهم وعن Skills مهمة جداً زي الـOrganizingوالـPlanning، عملنا Interview مع “بسمة محمد” الـOrganization Committee Head في AAPG Suez وكان كالتالي:

– من وجهة نظرك، إيه أهمية التنظيم في أي Organization؟ وهل بيكون ليه تأثير ايجابي ليها؟

أي Organization شغلها بيكمل بتنظيم الشغل دا، بمعنى اني ممكن أقدم شغل كويس جداً في Event معين، بس الشغل مش منظم أو مش ظاهر بصورة تليق بيه، ساعتها مش هحقق النجاح اللى كنت مستنيه بعد التعب الكبير فى شغل الـEvent دا.
ممكن نوضح دة بمثال، لو جينا نشوف مثلا فيلم فى السينما حقق نجاح كبير جدا وايرادات عالية، لو جينا ندور على السبب مش هنلاقى ان الممثل الفلاني هو السبب الوحيد فى نجاح الفيلم دا، لا هو بيكون نجح بسبب تعب Team كامل اشتغل على نجاحه.
نفس الكلام بالنسبه لشغل التنظيم، انك لو قدمت Event فيه Speakers عاليين جداً، وفي مكان كويس وقدمت Material محترمة، بس من غير تنظيم ليوم الـEvent دا، مش هيحقق نجاح كبير لأنه موصلش الـValue المطلوبة للناس وان الشخص اللى جاي عاوز يستفيد باليوم اللي مش هيستفيد منه غير لو اتنظم بشكل كويس.
أكيد التنظيم بيكون ليه تأثير ايجابي، مثلاً من ضمن الأسباب اللي خلت شركة كبيرة زي Kuwait Energy Egypt تكون Sponsor لينا هو نجاحنا فى تنظيم ايفينت “OGIC 1” واللى ظهر بشكل كويس.
عشان كدا اهتمامنا بالتنظيم هو سبب أساسي جداً في انه يكبر حجم أي Organization.

– ازاى ممكن نستغل العدد الكبير للـOrganizers لصالح الـOrganization؟

ممكن نستغل العدد الكبير للـOrganizers باننا ندربهم ونعلمهم شغل التنظيم كويس ونخلى فيه Spirit قوية للـTeam، لأن دا هيخلق بينهم روح تنافسية في انهم يكونوا Committed أكتر عشان يشاركوا بالفعل فى الشغل. كمان عدد الـOrganizers الكبير بيخلي كل واحد منهم يطلع بأفكار مختلفة، وحلول بتساعدنا بشكل كبير واحنا بنحط Plan لأي Event. دا غير اننا بنستفاد من عدد الـOrganizers الكبير فى تجميع الـData عن عدد معين من القاعات مثلاً، أو لو في Materials كتيرة محتاجين نشتريها، أو نجهزها.

– طيب امتى يكون العدد الكبير للـOrganizers في الـOrganization عبء عليها؟

الـOrganizers ممكن يكونوا عبء فى حالة واحدة بس، انهم يكونوا اتعلموا الـSkills اللى محتاجينها كلها، بس مش بيشتلغوا بيها، فى الوقت دا مش بيطلعوا الـEvents بالشكل المطلوب وبيكونوا فعلاً عبء على الـOrganization.

– ايه الـSkills الى بيحتاجها الـOrganizer عامة؟ وهل ممكن شخص يكون منظم فى شغله مع انه مش منظم فى حياته الشخصية؟

الـOrganizer ضرورى يكون Problem Solver؛ لأن ممكن تحصل أي مشكلة أثناء أي Event، والمفروض انه يحلها بأقل خساير، والأحسن ان ميكونش فى خساير أصلاً.
كمان انه يكون Decision Maker؛ مهم جداً فى انه يوصل لقرار سليم تحت ضغط، وفي وقت مش كبير.
والأساس طبعاً فى الـSkills اللى بيحتاجها الـOrganizers الـPlanning and Organizing، وهيا تنظيم أى ايفينت From A to Z.
أما بالنسبة لحياة الـOrganizer الشخصية، فالـPlanning والـOrganizing عبارة عن Skills ولما الانسان بيوصل لـLevel معين في الـSkills دي، يتكون هيا الـBasics اللى بيتعامل بيها بعد كدا سواء فى شغله او حياته الشخصية.

– ايه اكبر التحديات اللى بتواجهيها مع الـNew Organizers؟

اكبر التحديات بتكون في الـCommunication، وهي انهم يبقوا جزء من الـTeam ككل، عشان كدا بحاول أدخلهم مع الـOld Members سواء فى Workshops او Teamwork.
أحياناً، لما الـNew members بيكونوا عارفين بعض قبل ما يدخلوا AAPG Suez، مش بيحاولوا يتعرفوا على باقي الـTeam، ساعتها بطلب منهم Tasks تكون فى Groups بحيث تساعدهم يندمجوا معاهم مع الوقت.
حاجة كمان هي ان لو الـNew members داخلين الـCommittee في وقت شغل لينا، بيكونوا حابين يشاركوا فى الشغل دا والـPassion عندهم عالي جداً، فبخليهم يشاركوا معانا في جزء من الشغل، وهي انهم يشاركوا فى الـPlan اللى بنحطها للـEvent، وانهم يطلعوا معانا اليوم دا كـGuests، ويتابعوا شغلنا ويدونا Feedback عليه.

– لو هنتكلم عن تنظيم Event معين، ازاى بتختارى فريق الـOrganizers المناسب؟

بختار الـOrganizers اللى عندهم Experience كويسه فى شغلنا، كمان بختار عدد من الـOrganizers اللي منزلوش شغل قبل كدا؛ عشان ينزلوا يتعلموا الشغل ويمارسوه بشكل أكبر، بس قبلها بقيس الـCommitment بتاعهم من خلال Tasks والـMeetings، ولو طلعوا Qualified بشكل كافي، بيشاركوا معانا فى تنظيم الـEvent.

– بتحضروا Plan B للشغل ولا لا؟ وامتى ممكن تستخدموها؟

أكيد، بنحط Plan B لأي Event بننزله، وبستخدمها لو الموقف احتاج لكدا، زي مثلاً ان حد من الـOrganizers يعتذر في آخر وقت انه مش هيشارك معانا، وقتها بكون مطلعة معايا 2 أو 3 زيادة عشان ميحصلش تقصير في مكان؛ لأن كل واحد ليه شغله اللي ملتزم بيه، ولما يغيب عنه أكيد بيحصل عجز فيه.

– ازاي بتخططى للـEvent من أوله، وازاى بتبدأي توزعي الشغل على الـTeam؟

أول حاجة، لازم أشوف المكان اللى هننظم فيه الـEvent، وإيه أدوار الـOrganizers فيه، بعد كدا لو معانا Partners، بنعمل Meeting وبنحط Plan؛ عشان نعرّف كل Team إيه الشغل المطلوب منه.
أما بالنسبة لتوزيع الشغل، فدا بيكون حسب الـSkills الموجودة عند كل الـMembers اللى معانا، يعني مثلاً، الـMember اللي بيعمل Registration لازم يكون بيعرف يتعامل مع Excel. كمان حاجة مهمة فى الـOrganizers ان انفعالتهم تكون هادية؛ لانهم بيقابلوا مواقف كتير ومينفعش ينفعل فيها لأن دا بيأثر على شكل اليوم ككل.

“بسمة” عرفتنا أساسيات كتيرة لشغل التنظيم، وإن الـSkills اللي بنكتسبها منه بتفيدنا في كل جزء من حياتنا العملية مش بس شغلنا في مكان معين. والأهم ان الـOrganizing الصح مش بيكون مرتبط بعدد Organizers كبير، لكن بيعتمد بشكل أساسي على الـPlanning بشكل مناسب.


Soft Skills



مقالات ذات صلة





الـEditing وكواليس ما وراء الـMagazine Interview

Dec 7, 2018

Section |  Soft Skills

لما بنشوف أي Product أو Professional Project بيكون عندنا فضول نعرف إزاي خرج بالجودة العالية دي، وأحياناً بيبقى نفسنا نكون جزء منه بس منعرفش إيه الـProcesses بتاعته وبيطلع إزاي للنور. واحدة من أهم الـProjects….

...اقرأ المزيد


تحديات شغل الـHR

Feb 15, 2018

Section |  Soft Skills

فريق الـHR أو الـHuman Resources بيكونوا الأشخاص المسئولين عن إدارة القوى العاملة لأي منظمة عن طريق الاختيارالمناسب ليهم وتدريبهم وتقييمهم بطريقة فعالة. والـHR دورهم مبيقفش عند إدارة القوى العاملة بس، هم كمان مسؤولين عن….

...اقرأ المزيد


مهارة الـSituational Awareness من عدسة شارلوك هولمز

Mar 27, 2019

Section |  Soft Skills

مفيش شخصية خيالية معروفة بقوتها الفكرية أكتر شهرة من “شارلوك هولمز”، اللي بتدور حواليه كتير من الأسئلة، زي لو كان ذكاؤه الخارق ده مجرد موهبة ولا اكتسبه من تجاربه في القضايا؛ يعني محدش يقدر يوصل لذكاء شارلوك….

...اقرأ المزيد